Faturas de frete: do e-mail à conferência, sem digitação
Uma indústria de madeira exportadora do Paraná recebe 6,5 mil faturas de frete por ano, de cerca de 50 fornecedores, cada uma num formato. Hoje um agente lê a caixa de e-mail, extrai os campos e monta a fila. O time confere e decide.
- +700faturas lidas nos últimos 30 dias, de mais de mil e-mails
- 99%de confiança média na extração; nenhuma com valor zero
- 6,5 milfaturas por ano, de cerca de 50 fornecedores
- +20layouts de fatura reconhecidos, PDF, XML, boleto e imagem
Faturas e confiança: base do coletor em 20/10, releitura completa dos últimos 30 dias. Volume anual e fornecedores: ERP, levantado em 10/09. Todos medidos. O tempo do time ainda está em medição. Fonte: Base do coletor de faturas e revisões de 15 e 20/10/2026; volumetria do ERP levantada em 10/09.
Em resumo: a logística de uma indústria de madeira exportadora do Paraná recebe 6,5 mil faturas de frete por ano, de cerca de 50 fornecedores, cada uma num formato. Um coletor construído pela partnersAI com a área lê a caixa de e-mail, extrai número, vencimento, valor e contêineres, cancela o que a nota de crédito cancelou e avisa quando a cobrança passa do contrato. Em 30 dias leu mais de 700 faturas com 99% de confiança. Uma pessoa valida cada uma antes do lançamento.
Cinquenta fornecedores, dezenas de formatos, tudo digitado.
Armadores, terminais, despachantes, transportadoras e agentes de carga cobram por contêiner, cada um do seu jeito. Antes de qualquer agente, a área contou no sistema quantas faturas chegavam, de quem e em que formato.
Cada fornecedor manda a fatura num formato: PDF, XML, boleto, planilha, até foto.
Número, vencimento, valor e contêiner eram digitados à mão, fatura por fatura.
O que foi provisionado por contêiner e o que o fornecedor cobrou não se encontravam num painel.
5 fornecedores somam 55% das faturas 45 somam o resto
Do chat ao app, em quatro marcos.
- Primeiro agenteDois agentes no chat corporativo lendo as faturas de três fornecedores por e-mail. Construídos pela própria área.
- Volumetria6,5 mil faturas por ano, cerca de 50 fornecedores, 55% em cinco. A conversa sai do chat e vai para um app.
- Coletor no arA caixa de e-mail dedicada é lida sozinha. De 157 para 361 faturas num dia, com a confiança de 93% para 99%.
- Fila para o timeMais de 700 faturas, contrato por fornecedor com tolerância e alerta de cobrança acima do combinado. O time valida desde 19/10.
99%de confiança média na leitura
O fornecedor não mudou nada.
Continua mandando a fatura por e-mail. A mudança ficou toda do lado de dentro.
O caminho de uma fatura, em quatro passos.
O coletor faz os três primeiros sozinho, toda hora. O quarto é sempre de uma pessoa.
- ChegaO fornecedor manda a fatura para uma caixa de e-mail só para isso. Nada muda para ele.
- LêO coletor reconhece o fornecedor pelo remetente, abre o anexo e extrai número, emissão, vencimento, valor, moeda e contêineres. Imagem passa por OCR.
- ConfereCruza a fatura com o frete provisionado no embarque e com o contrato do fornecedor. Nota de crédito cancela a original, duplicada é marcada, cobrança acima do combinado vira alerta.
- DecideA fatura entra na fila com a confiança da leitura. Uma pessoa valida, corrige ou rejeita com motivo. Nada é lançado sem ela.
- Faturas novas 671
- Duplicadas 30
- Canceladas por nota de crédito 6
- Avisos, cobranças e extratos 376
O que o coletor já pegou
- Cobrança de 2.600 contra certificado de 2.500 do mesmo fornecedor: alerta de 4% acima do contrato antes do lançamento.
- Notas de crédito que entravam como fatura de valor zero hoje cancelam a original.
- 38 faturas de um armador paradas por remetente desconhecido: cadastradas de uma vez, com evidência.
- Faturas em imagem, sem texto, lidas por OCR; antes ficavam fora do fluxo.
- Extratos, avisos e propostas separados como ruído, em vez de entrar na fila como fatura.
Depois da fila, a provisão encontra a fatura.
Para cada contêiner, o app mostra o frete provisionado no embarque, as faturas que chegaram, a diferença em percentual e se o fornecedor já foi pago. O que passa da tolerância do contrato vira desvio para alguém olhar.
| Contêiner | Provisão | Faturado | Diferença | Situação |
|---|---|---|---|---|
| Contêiner 1 | 100% | 100% | 0% | Pago |
| Contêiner 2 | 100% | 104% | +4% | Divergente |
| Contêiner 3 | 100% | 98% | -2% | Conciliada, a pagar |
| Contêiner 4 | 100% | aguardando | sem fatura | Em aberto |
Em produção, com o time validando desde 19/10.
O ganho de horas ainda está sendo medido com a área, e vai entrar aqui quando houver número. O que já é fato: nenhuma fatura entra sem valor, nenhuma é lançada sem uma pessoa, e o fornecedor não precisou mudar nada.
Nos 30 dias relidos, nenhuma fatura entrou sem valor. O campo que mais custava retrabalho ficou limpo.
O fornecedor continua mandando por e-mail. A mudança ficou toda do lado de dentro.
Cada fatura passa por alguém da logística antes de qualquer lançamento. O agente prepara; o time decide.
O agente lê e avisa. A pessoa lança.
Cada fatura mostra a confiança da leitura. O time olha primeiro para o que foi lido com dúvida.
O método, o que se repete em outra operação.
Cinco regras que valem para qualquer área que recebe documento por e-mail e digita em sistema.
- Volume antes da soluçãoPrimeiro a contagem no ERP: quantas faturas, de quem, em que formato. A concentração em cinco fornecedores definiu por onde começar.
- Do chat ao appComeçou com dois agentes no chat da área. Quando a área inteira precisou da fila, virou app no portal da empresa.
- Um layout por vezCada fornecedor novo ganha um leitor e uma evidência. Os sem texto passam por OCR; o resto é ruído declarado.
- Confiança visívelCada fatura mostra a confiança da leitura. O time olha primeiro para o que o agente leu com dúvida.
- A pessoa lançaO agente lê, confere e avisa. Lançar no sistema continua sendo decisão de alguém.
- Esta é uma das frentes da agenda de IA de 120 dias da mesma empresa.Ver o case de Indústria
Sua logística pode ser o próximo case.
Numa conversa, um sócio entende o que chega por e-mail no seu time e mostra por onde o primeiro agente entra.
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